Process Mining in Finanzinstituten

Ein Ansatz zur Geschäftsoptimierung und was dabei zu beachten ist

Process Mining wird oft als der neue “heilige Gral” der Prozessoptimierung angesehen. Unsere Erfahrung zeigt, dass Process Mining zwar eine leistungsstarke Unterstützung für die Unternehmensanalyse sein kann, der tatsächliche Nutzen jedoch von einigen Annahmen und Voraussetzungen abhängt, um sinnvolle Resultate zu erzielen. In unserer Zusammenfassung geben wir einen kurzen Überblick zu diesem Thema.

Process Mining: Was ist das?

Grundsätzlich ist das Hauptziel von Process Mining die Rekonstruktion eines Prozessmodells aus Ereignisprotokollen. Genauer gesagt, aus den Ereignisprotokollen von Unternehmensinformationssystemen. Als Ergebnis von Process Mining erhalten Sie also eine grafische Darstellung eines Ist-Prozesses, wie er in den Ereignisprotokollen dargestellt ist. Dieses generierte Modell kann dann mit dem Soll-Prozessmodell als Ausgangspunkt für die Prozessoptimierung verglichen werden. Ein Ist-Prozess kann z.B. redundante Iterationszyklen, unnötige Prozessschritte, eine falsche Reihenfolge von Prozessschritten, extreme Prozesszeitwerte oder andere Arten von Unterschieden zum definierten Soll-Prozessmodell enthalten.

Wie wird es durchgeführt?

Process Mining wird in der Regel mit Hilfe eines Tools durchgeführt, um ein Prozessmodell zu entwerfen und eine Analyse durchzuführen. Zunächst müssen Sie Ereignisprotokolle in das Tool laden, das Sie dann bei der Erstellung eines Prozessmodells unterstützt. Jedes Process-Mining-Tool erfordert jedoch die Interaktion mit einem Menschen, um Daten zu filtern, Rauschen zu entfernen, Ergebnisse zu analysieren und zu korrigieren. Daher kann ein Process-Mining-Tool als strukturierter Weg betrachtet werden, der Ihnen die Möglichkeit gibt, Ihr Prozessmodell zu visualisieren, Diskrepanzen zwischen verschiedenen Prozessinstanzen zu entdecken und bei der Erkennung von Engpässen zu helfen.

Wann ist Process Mining sinnvoll?

Process Mining klingt zwar interessant und vielversprechend, aber es gibt einige Kriterien, die erfüllt sein müssen, um einen Nutzen aus der Übung zu ziehen:

Verfügbarkeit von adäquaten Ereignisprotokollen – um die Ereignisprotokolle effektiv nutzen zu können, müssen sie ein Minimum an Daten enthalten, wie z. B.: Referenz-ID, Zeitstempel und Aktivität.
Qualität der Ereignisprotokolle – die Ereignisprotokolldaten müssen vollständig, genau und zuverlässig sein, um ein realistisches Prozessmodell zu erstellen
End-to-End-Daten – Prozesse, an denen verschiedene IT-Anwendungen beteiligt sind, müssen über Identifikatoren verknüpft oder in einem digitalen Workflow abgewickelt werden, um eine effektive Analyse zu gewährleisten.

Es ist wichtig zu betonen, dass Process Mining dabei hilft, ein reales Prozessmodell auf operativer Ebene zu erstellen. Die auf strategischer oder taktischer Ebene getroffenen Entscheidungen und deren Begründung werden während der Übung nicht in Frage gestellt oder analysiert.

Process Mining unterstützt daher das Verständnis der Lage und der Quantifizierung eines Prozessengpasses. Es kann auch die Analyse der Prozesskonformität im Sinne eines Vergleichs der Ist-Prozesse mit den Soll-Prozessen unterstützen. Im breiteren Kontext der Prozessoptimierung und -automatisierung ist Process Mining ein leistungsfähiges Werkzeug, um mit Analysen zu beginnen und die Auswirkungen von implementierten Maßnahmen zu überwachen. Es unterstützt deren Visualisierung und Diskussion. Die eigentliche Definition von Optimierungsmaßnahmen muss jedoch nach wie vor von einem Prozessmanagement-Team vorgenommen werden.

Was sind die Hauptvorteile von Process Mining?

Es hilft, Prozesse zu verschlanken und bietet transparente quantitative Prozessdaten als Grundlage für die Definition von Optimierungsmaßnahmen
Mit den erzeugten Daten und der Visualisierung lassen sich nicht-wertschöpfende Aufgaben und Aktivitäten in Ist-Prozessen viel leichter aufdecken und eliminieren
Gleiches gilt für die Visualisierung unnötiger Iterationszyklen, die mit kleinen Maßnahmen zu schnellen Effizienzsteigerungen führen können
Durch die Verwendung von realen Daten können Leistungsengpässe im Vergleich zu traditionellen Prozessanalysemethoden (Interviews, Beobachtung, etc.) relativ schnell identifiziert und untersucht werden.

Was sind die größten Herausforderungen, die beim Process Mining zu bewältigen sind?

Ereignisprotokolldaten enthalten nicht alle Daten eines untersuchten Prozesses. Da sich Ereignisprotokolle auf die täglichen Aktivitäten konzentrieren, bestehen sie hauptsächlich aus operativen Daten, während Optimierungspotenzial in anderen Daten des Prozesses liegen kann.
Die Qualität der Daten ist entscheidend: Vollständigkeit, Genauigkeit, Aktualität und Zuverlässigkeit müssen gewährleistet sein, da sonst ein klassisches “Garbage-in-Garbage-out”-Problem auftritt.
Ein mit Hilfe eines Process-Mining-Tools erstelltes Prozessmodell ist nicht unbedingt ein optimales Modell. Es ist nur der Ausgangspunkt für eine Optimierung.
Fehler oder Nachlässigkeiten, die auf strategischer oder taktischer Ebene liegen, werden im Rahmen einer Process-Mining-Übung nicht erkannt. Es wird helfen, ein Problem zu erkennen, aber nicht dessen Ursache.
Process Mining selbst bietet keine Validierung eines entworfenen Prozessmodells im Hinblick auf seine Ausrichtung auf die Unternehmensziele. Daher wird nicht bewertet, wie gut das Prozessmodell die Geschäftsanforderungen vermittelt und wie nahe es an der gewählten Strategie liegt.

Wie lässt sich beurteilen, ob Process Mining das geeignete Werkzeug für Ihre Prozesse ist?

In Anbetracht der oben genannten Punkte empfehlen wir, Process Mining nur dann einzusetzen, wenn die folgenden Kriterien erfüllt sind:

Eine nicht-triviale Anzahl von Prozessaktivitäten soll betrachtet werden
Das Modell des Ist-Prozesses ist nicht einfach
Ereignisprotokolldaten sind verfügbar und von ausreichender Qualität
Es gibt Prozesse in IT-Systeme, die nicht einer gewünschten Geschäftslogik entsprechen
Die IT-Architektur ist umständlich und kompliziert
Das Ist-Prozessmodell ist bereits auf die Unternehmensziele abgestimmt und erfüllt alle Geschäftsanforderungen des Unternehmens.

Über den Author

Pedro Ferreira Sales verantwortet für Be – Shaping the Future das Service Portfolio Business Process Management, in der er seine langjährigen Erfahrung als Linien- und Projektleiter im Prozessmanagement systemrelevanter Banken einbringt. Sein besonderer Fokus liegt auf der Generierung von konkreten und objektiv messbarem Mehrwert durch die Optimierung von Prozessen.

Photo by Omar Flores on Unsplash